Warum EXCEL wichtige Daten zerstören kann

Bei der Nutzung von EXCEL als Datenbankersatz birgt der Einsatz in mancher Hinsicht Gefahren und Schwachstellen, die zu Störungen sowie Datenverlust führen können.

In diesem Text geht es um eine kritische Betrachtung von EXCEL als Werkzeug für die Organisation und das Management wichtiger oder sensibler Daten.

Einführung

EXCEL ist in vielen Unternehmen ein willkommenes Werkzeug für die Organisation und Speicherung von Daten. Insbesondere Fachabteilungen, die ihre Daten nicht in das ERP-System oder in eine andere entsprechende Datenbanksoftware eingeben können, nutzen häufig die Möglichkeit, Daten in EXCEL schnell und unkompliziert zu speichern, bei Bedarf wieder abzurufen oder auszutauschen.

Potentielle sowie reale Gefahren und Probleme

Das hohe Maß an Freiheit bei der Nutzung von EXCEL birgt das Potential für zahlreiche Fehler, die man mit seinen Daten machen kann. Störungen zeigen sich besonders dann, wenn die Datenmenge größer und unübersichtlicher wird, die Daten aus unterschiedlichen Quellen stammen oder wichtig, sensibel und kritisch sind. Übereinstimmend bestätigten unsere Projektkunden, dass sich zunehmend Probleme ausgeprägt haben, die durch die Nutzung von EXCEL als Werkzeug für Datenverwaltung entstanden sind:

Elementare Ursachen für Probleme

EXCEL ist eine äußerst leistungsfähige Tabellenkalkulation, mit der sich einfachere und sehr komplexe Rechenaufgaben lösen lassen. Auch können Statistiken ansprechend dargestellt oder viele andere Aufgaben erledigt werden. Grundsätzlich zeichnen sich bei der Verwaltung größerer Datenmengen jedoch drei elementare Ursachen für Probleme ab, wenn EXCEL als Werkzeug für diesen Einsatzzweck genutzt wird:

Problem 1 - EXCEL ist keine relationale Datenbank.

Um wichtige Daten sicher managen und organisieren zu können, fehlen wichtige Eigenschaften, über die nur Datenbanken verfügen:

• Echte spaltenbasierte Typisierung
• Indexierung zur schnellen Suche von Daten
• Generatoren und Prüfmechanismen zur Bildung eindeutiger Schlüssel
• Unbedingte Transaktionssicherheit
• Programmierbarkeit von Einschränkungen, Trigger und Stored-Procedures mit dem Ziel, zentral gesteuerte, einheitliche und systemische Methoden zur Datenbehandlung abzubilden.

Problem 2: EXCEL arbeitet intern mit komprimiertem XML.

Daten aus verschiedenen Arbeitsblättern werden von EXCEL in XML-Strukturen gespeichert, komprimiert und als eine gemeinsame XSLT-Datei gespeichert. Diese XSLT-Datei ist nichts anderes als ein ZIP-Archiv. Die Konstellation von ZIP-Datei in Verbindung mit XML als Speicherformat für die Daten benötigt implementierungsbedingt extrem viele Ressourcen, so dass Probleme und sogar Abstürze bei der Bearbeitung großer Datenmengen auf PC-Systemen vorprogrammiert sind:

• Die komprimierten XSLT-Dateien müssen vor der Verarbeitung zunächst entpackt werden, bevor man mit den Daten arbeiten kann.
• Die für das Arbeiten mit XML benötigten Algorithmen beanspruchen ein Vielfaches an Speicher, als es der eigentlichen Datenmenge entspricht. Um eine 100 MB große XML-Datei zu verarbeiten, können schon mal 2 GB Arbeitsspeicher beansprucht werden.
• Implementierungsbedingt dauert das Lesen und Speichern einer XML-Datei extrem lange, da auch Strukturen zur Verarbeitung im Speicher durch einen komplexen Parser zunächst vollständig gebildet werden müssen. Da benötigte META-Daten in XML ebenfalls oft ein Vielfaches dessen ausmachen, was an eigentlichen Nutzdaten gespeichert ist, wird der Ressourcenverbrauch nochmals gesteigert.
• Beim Speichern müssen XML-Daten beim Schreibvorgang in das EXCEL XSLT-Format zusätzlich wieder gepackt werden. XML ist eine so genannte Auszeichnungssprache und für den Zweck ausgelegt, die Anpassung von Inhalten und Strukturen in Tabellen zu vereinfachen. Die Flexibilität dieser Form von Speicherung ist von entscheidendem Nachteil, wenn es um Performance und Sicherheit bei größeren Datenmengen geht.

Problem 3 – Struktur ist nur Option aber kein verpflichtender Rahmen

EXCEL lädt zu einer unstrukturierten Ablage und Organisation der Daten ein, auch wenn die tabellenartige Ablage zunächst strukturiert scheint. Die Gemeinsamkeit der Tabellenform mit Datenbanken lässt Anwender in dem Glauben, wie in einer echten Datenbank zu arbeiten und EXCEL wird tatsächlich oft als Datenbank oder als Ersatz dafür gesehen.

Die Freiheit in EXCEL führt zu der teils fatalen Situation, dass in manchen Fällen nur bestimmte Personen die gespeicherten Daten überhaupt noch lesen und richtig interpretieren können.

Fazit

EXCEL ist sehr beliebt, wenn es um die Eingabe und Verwaltung von Daten in tabellarischer Form geht, da sich einfache Anforderungen schnell und flexibel umsetzen lassen. Entsprechende Lösungen existieren in großer Zahl. Kriterien wie Qualität, Anwenderfreundlichkeit, Performance, Stabilität oder Sicherheit können im Rahmen eines modernen Datenmanagements mit EXCEL jedoch nicht einmal ansatzweise erfüllt werden. Fehlende Sicherheit und gegebene Instabilität vieler entsprechender Lösungen schaffen ein Klima des distanzierten Umgangs mit den entstandenen Daten. Besonders sticht dies bei großen Datenmengen oder komplexen EXCEL-Werken hervor, oft herrscht sogar eine latente Unsicherheit und Skepsis. Entsprechende Lösungen kompromittieren daher Folgeprozesse mit weit reichenden negativen Konsequenzen. Wichtige, systemimmanente und sensible Daten haben in Ermangelung grundlegender essentieller Konzepte für das Management und die Speicherung großer Datenmengen daher in EXCEL nichts verloren.

Die Nutzung von EXCEL ist für die vorgenannten Anwendungsfälle zumeist wenig sinnvoll und auf Dauer kontraproduktiv.