Excel ist dank seiner Funktionsvielfalt aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Jede Excel-Lösung liefert einen ganz spezifischen Beitrag zum Unternehmenserfolg. Doch manchmal ist der Preis dafür sehr hoch. Hier stellen wir ein Modell vor, mit dem Sie den Excel-Einsatz im Unternehmen optimieren können. Es basiert auf der Portfolio-Analyse.

Im Controlling gehört die Portfolio-Analyse zum Handwerkszeug. Mit ihr werden Unternehmensstrategien formuliert und überprüft. Das ursprüngliche Konzept stammt aus dem Finanz- und Investitionsbereich. Damit wurden Wertpapier-Portfolios anhand der Kriterien Rendite und Risiko beurteilt.

In einer Excel fokussierten Portfolio-Analyse wird zunächst jede Excel basierte Lösung in Bezug auf ihren Gesamtaufwand und ihre betriebswirtschaftliche Bedeutung bewertet.

Der Gesamtaufwand beinhaltet alle Personalkosten, die bei der Nutzung, Nachbearbeitung und Weiterentwicklung der Excel-Objekte und deren Ergebnisse entstehen. Die betriebswirtschaftliche Bedeutung betrachtet den relativen Stellenwert einer Excel-Lösung im Unternehmen. Diese wird durch eine unternehmensspezifische Nutzwertanalyse ermittelt. Sie sollte qualitative und quantitative Aspekte berücksichtigen. Für eine erste Einschätzung genügt oft auch schon eine einfache (Excel) Tabelle.

Die Ergebnisse werden dann in eine Vier-Felder-Matrix übertragen.


portfolio analyse optimiert excel einsatz im unternehmen

Je nach Position innerhalb dieser Portfolio-Matrix wird eine der folgenden Strategien vorgeschlagen:

  • Prüfen. Diese Excel-Objekte verursachen zwar einen geringen Gesamtaufwand, sind aber gleichzeitig von geringer Bedeutung für das Unternehmen. Solche Lösungen können oft ersatzlos gestrichen oder durch bereits vorhandene Lösungen ersetzt werden.

  • Optimieren. Bei diesen Lösungen übertrifft der Gesamtaufwand die betriebswirtschaftliche Bedeutung. Durch Automatisierung der Abläufe oder Integration in beteiligte Systeme kann der Aufwand stark reduziert werden. Mit geeigneten Verfahren und Werkzeugen können vorhandene Excel-Listen ohne VBA und Makros weiter optimiert werden. Dies hat auch den Vorteil, dass vorhandene Arbeitsmappen nicht verändert werden. Hiermit kann Excel auch nahtlos in bestehende Unternehmenslösungen integriert werden.

  • Bewahren. Bedeutende Lösungen mit geringem Aufwand können zunächst so beibehalten werden. Sie erfordern keine weiteren Maßnahmen.

  • Migrieren. Excel-Lösungen mit hoher Bedeutung bei gleichzeitig hohem Aufwand sollten dringlichst durch andere Lösungen ersetzt werden. Standardisierte Individuallösungen kombinieren heute die von Excel gewohnten Freiheitsgrade mit der Sicherheit und dem Komfort von Datenbanklösungen. Häufig wird durch eine Neuentwicklung die betriebswirtschaftliche Bedeutung der ursprünglichen Lösung erheblich gesteigert.